הכלים הכספיים של כספית לניהול העסק
האם אתם מנצלים את כל מה שיש לכספית להציע?
בנוסף להיותה תוכנה להנהלת חשבונות, כספית מציעה לכם הרבה מאד כלים לייעול ולהבנת העסק שלכם. מרביתם אינם דורשים מאמץ מצדכם – רק להקליק על הדו"ח ולהבין מה המספרים אומרים לכם!
נסקור כעת בקצרה את הכלים של כספית לייעול העסק:
דו"ח רווח והפסד
דו"ח רווח והפסד הדו"ח החשוב ביותר בעסק! הוא גם נותן לנו אור ירוק או חלילה אור אדום על המצב הכספי, וגם נותן לנו צילום רנטגן חודר עצמות של הפעילות של העסק.
הדו"ח מורכב משני חלקים:
החלק הראשון של דו"ח רווח והפסד מפרט את ההכנסות של העסק — אם הזנתם ב"סיווג תנועות" תחומים מסויימים בעסק שלכם, תוכלו לראות כאן את ההכנסות לפי התחומים השונים.
החלק השני מפרט את ההוצאות:
הוצאות על חומרי גלם (אלו ההוצאות הישירות על ייצור המוצרים);
הוצאות המכירה הישירות והוצאות ההנהלה. לדוגמה: החזקת המשרד.
הוצאות מימון (של בנקים).
הכנסות והוצאות של העסק שלא נובעות מפעילות שוטפת. לדוגמה: רכישה או מכירה של כלי רכב. אם אתם לא סוחרי רכב, אז מכירה של כלי רכב של העסק מייצרת הכנסה, אבל היא איננה מלמדת על הריווחיות של העסק.
אם העסק שלכם ריווחי אחרי הורדת הוצאות של חומרי גלם והוצאות הנהלה – זה סימן מצויין. אם יש להם הוצאות מימון גבוהות – זה אומר שהריבית "גומרת" לכם את העסק. זה הזמן לחשוב על מציאת מקורות מימון אחרים (אולי להביא כסף מהבית?).
שימו לב, שהדו"ח של כספית הוא הבסיס לדו"ח השנתי שתגישו למס הכנסה, אבל איננו זהה לדו"ח השנתי, כיוון שהוצאות של טלפון סלולרי, הוצאות רכב ופחת צריכות לעבור התאמות לפני שמכניסים אותם לדו"ח השנתי.
לוח המחוונים של העסק
כשמקליקים על העיגול שבחלק העליון של המסך הראשי בכספית+ , נפתח לוח המחוונים של העסק שלך. כמו שלוח המחוונים במכונית מראה לכם בצורה שוטפת מה מצב המכונית, גם לוח המחוונים של העסק מראה לכם את מצב העסק באופן שוטף:
גרף עמודות שמציג את ההכנסות ב-13 החודשים האחרונים.
השוואה של ההכנסות השנה מול שנה שעברה.
השוואה של ההכנסות החודש מול החודש המקביל אשתקד.
וכמובן: כמה מיסים (בינתיים) אתם צריכים לשלם.
אפשר לבצע סינון ולהציג את הדו"ח לתקופה שונה משנה.
אם מקליקים פעמיים על הגרף כספית תציג את דו"ח מכירות לפי חודשים שמוסבר בהמשך.
והערה קטנה: שימו לב שהנתונים של הדו"ח מבוססים על נתוני החשבוניות (וחש/קבלה). לרוב המצב בבנק שונה לחלוטין, כי עובר זמן רב מהפקת החשבונית ועד שהכסף נכנס לבנק…
דו"ח מכירות לפי חודשים
הדו"ח שמאפשר להסתכל על העסק ממש מלמעלה. לראות את ההכנסות לפי חודשים לאורך השנים. לפעמים צריך תעצומות נפש כדי להסתכל בו… כי הוא מראה את המציאות כמו שהיא… מצד שני אם מבינים שהעסק אינו משגשג כבר כמה שנים – חייבים לעשות בו שינויים משמעותיים! אפשר לערוך סינון ולבדוק סיווגים שונים של ההכנסות של העסק. זיכרו שאפשר להעביר את הנתונים לאקסל אם רוצים לנתח אותם.
דו"ח יתרת לקוחות
אם טרחתם, שיווקתם היטב, השגתם לקוחות, הם הזמינו מכם שרות או מוצר, הפקתם להם חשבונית אבל הם לא שילמו לכם…. אין טעם לכל המאמץ הקודם… עשו לכם מנהג לבחון היטב את דו"ח יתרת לקוחות (שזמין בגרסאות כספית+), לפחות פעם בחודש.
לאחר שזיהיתם לקוחות בעיתיים, התחילו להתקשר אליהם. אם קשה לכם להתקשר – יש מזכירות לפי שעה שיכולות לעשות את זה עבורכם. יכול להיות שבן הזוג שלכם יהיה מוכן לעשות זאת בשבילכם.
אפשר להציג את הדוח לפי חשבוניות עסקה או לפי חשבוניות מס, ואפשר לראות גם את החשבוניות שלא שולמו (ולא רק הסכום הכולל) ולפי תאריך התשלום.
בממשק הדו"חות של כספית יש כמה דוח"ות שיכולים לעזור מאד בהבנת העסק שלכם. אל תתעלמו מהם!
דו"ח מכירות לפריט
מאפשר לדעת בכמה כסף סה"כ היו המכירות מפריט מסויים. תגלו שיש פריטים שהם "להיטים" וכדאי להשקיע במכירה שלהם (אולי לצאת במבצע).
לכל עסק יש פריטים "מתים" שרק מעמיסים על העסק ואף אחד כמעט אינו רוכש אותם. את אלה צריך להוציא לגמלאות:
דו"ח מכירות ללקוח
מאפשר לדעת כמה מכרנו לכל אחד מהלקוחות שלנו. חוק פארטו אומר ש-20% מהלקוחות מביאים לנו 80% מהרווח. זה הדו"ח שבו תוכלו לזהות את הלקוחות שאתם רוצים לטפח – כי מהם מתקבלת מרבית הרווח שלכם.
מצד שני, תוכלו לזהות את 20% הלקוחות שגוזלים מכם 80% מהמשאבים…. שלא בטוח שכדאי לכם לעבוד איתם:
דו"ח פילוח הוצאות לפי חודשים
זהו עוד דו"ח שבדרך כלל לא קל להסתכל עליו….אבל חשוב מאד להבנת העסק ולייעולו. הוא מראה את כל ההוצאות שהיו בעסק בתחום מסוים של תאריכים. כדאי להפיק אותו לפחות פעם בשנה וללמוד אותו היטב!
לסיכום, כספית מאפשרת לכם להבין את העסק מכל זווית אפשרית. עכשיו נשאר לכם רק להקליק על הדו"חות השונים, להבין ולהתייעל!
בהצלחה.